Privacyverklaring
In het kort
Bewonersbrief.be is een online platform waarmee organisaties adressen selecteren om bewoners per post te informeren over zaken die hun directe leefomgeving raken. Wij werken uitsluitend met adresgegevens uit het openbare Belgische adressenregister. Wij koppelen daar geen namen of persoonlijke kenmerken aan. De brieven die u ontvangt, zijn afkomstig van de verzendende organisatie en niet van ons. Wilt u niet dat uw adres in selecties via ons platform wordt opgenomen, dan kunt u dat aan ons melden. Zie punt 8 van deze verklaring.
Dit deel van de verklaring beschrijft de verwerking van bewonersadressen. Informatie over de
verwerking van gegevens van websitebezoekers, klanten en accounthouders vindt u in een afzonderlijk
onderdeel.
1. Wie is verantwoordelijk?
Verwerkingsverantwoordelijke: Promarket BV (handelsnamen Vlaamse Post / Pro-mailing)
Ondernemingsnummer: 0450.351.994
Maatschappelijke zetel: Ieperstraat 41 A, 8610 Kortemark
Contact gegevensbescherming: privacy@bewonersbrief.be
Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de adresdatabank en voor de selecties die via het platform worden uitgegeven. De organisatie die u aanschrijft, is zelf verantwoordelijk voor de inhoud en de verzending van die brief.
2. Welke gegevens wij verwerken
Wij verwerken adres- en locatiegegevens uit een openbaar register:
- straatnaam, huisnummer en busnummer;
- postcode, gemeente en deelgemeente;
- de geografische ligging van het adres, die wij intern gebruiken om een gebied af te bakenen.
Een woonadres kan een persoonsgegeven zijn wanneer het betrekking heeft op een identificeerbare persoon, ook zonder naam. Wij behandelen de adresgegevens daarom als persoonsgegevens in de zin van de AVG.
Wij koppelen aan deze adressen geen namen, gezinssamenstelling, woningkenmerken, inkomen of andere persoonlijke gegevens. Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens.
Wij maken geen profielen en koppelen geen andere bestanden aan de adressen.
3. Waar de gegevens vandaan komen
Wij hebben uw adres niet bij u opgevraagd. Wij nemen het over uit BeSt Address, het Belgische adressenregister waarin de overheid alle officiële adressen bijhoudt. Dat register brengt drie authentieke bronnen samen:
- het Adressenregister van Digitaal Vlaanderen (voorheen CRAB), voor het Vlaamse Gewest;
- het Adressenregister van Paradigm (UrbIS), voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest;
- ICAR, voor het Waalse Gewest.
Deze registers zijn openbaar toegankelijk en worden door de overheid als open data ter beschikking gesteld voor hergebruik.
Wij houden een eigen kopie van deze gegevens aan en vervangen die maandelijks volledig door de meest recente versie van de bron.
4. Waarvoor wij de gegevens gebruiken
Wij stellen organisaties in staat om binnen een zelf afgebakend gebied de adressen op te vragen die zij nodig hebben voor een postale zending aan de bewoners. Het platform is bedoeld voor informatieve bewonersberichten, zoals:
- Overheidsdiensten: gemeenten, provincies, gewesten, intercommunales, openbare- en federale instellingen;
- Nutsbedrijven: water-, elektriciteits-, gas- en telecommunicatiemaatschappijen;
- Openbaarvervoersbedrijven en hun onderaannemers;
- Projectontwikkelaars en bouwondernemingen: bij werken met impact op de omgeving;
- Eventorganisatoren: bij evenementen met verkeers-, parkeer- of geluidsimpact;
- Politieke partijen en verkozenen: voor informatieve berichten aan kiezers of inwoners;
- Buurtcomités en verenigingen: voor vrijwillige buurtcommunicatie zonder commercieel doel.
De brieven gaan over zaken die uw directe leefomgeving raken: wegwerkzaamheden, verkeersmaatregelen, nutswerken, openbare onderzoeken, evenementen, buurtinitiatieven of andere wijzigingen in de openbare ruimte.
Wij gebruiken uw adres niet voor eigen reclame, wij verkopen geen adresbestanden voor commerciële direct marketing en wij bieden het platform niet aan voor reclame, aanbiedingen of prospectie.
5. Op welke grond wij dit doen
Wij baseren ons op het gerechtvaardigd belang (artikel 6(1)(f) AVG): het toegankelijk maken van een openbaar adressenregister in een bruikbare en actuele vorm, zodat organisaties hun omwonenden per post kunnen informeren over zaken die hun directe leefomgeving raken.
Wij hebben dit belang afgewogen tegen uw belangen en rechten. Daarbij weegt mee dat:
- het om een openbaar register gaat, dat door de overheid als open data ter beschikking is gesteld;
- de brief niet op uw naam is gesteld en er dus geen persoonlijke kennis over u wordt gebruikt;
- de communicatie informatief is en uw directe leefomgeving betreft, geen reclame of commerciële aanbiedingen;
- u redelijkerwijs geïnformeerd wilt worden over zaken die in uw straat of buurt gebeuren;
- u zich kunt verzetten tegen opname in onze selecties.
Wij hebben deze afweging intern vastgelegd. U kunt via privacy@bewonersbrief.be een nadere toelichting opvragen.
6. Wie de gegevens ontvangt
- Organisaties met een account, uitsluitend voor het gebied dat zij zelf afbakenen en uitsluitend voor informatieve bewonersberichten. Zij mogen de adressen enkel gebruiken voor de zending waarvoor zij deze hebben opgehaald.
- Onze dienstverleners voor hosting en, waar van toepassing, drukwerkproducenten, verwerkers va mailings en verzenders.
Uw gegevens worden verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte. Er is geen doorgifte naar landen buiten de EER.
7. Hoe lang wij de gegevens bewaren
Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:
- Adresgegevens: zolang de dienst bestaat. De adresgegevens worden maandelijks vervangen.
- Registratie van uitgegeven selecties: 10 jaar na het einde van de overeenkomst.
- Onderdrukkingslijst: zolang het bezwaar geldt.
8. Uw rechten
De AVG kent u verschillende rechten toe. Wij behandelen uw verzoek binnen één maand. Bij complexe verzoeken kan die termijn met ten hoogste twee maanden worden verlengd; in dat geval laten wij u dat binnen de eerste maand weten.
8.1 Bezwaar (uitsluiting uit selecties)
U kunt ons vragen uw adres niet langer op te nemen in selecties die via Bewonersbrief.be worden uitgegeven (artikel 21(1) AVG). Wij plaatsen uw adres dan op een onderdrukkingslijst. Vanaf dat moment wordt het uit elke nieuwe selectie verwijderd.
Uitsluiting is niet hetzelfde als volledige verwijdering: wij bewaren een minimale registratie (uw adres inclusief busnummer) om te voorkomen dat het bij een volgende verversing opnieuw in selecties terechtkomt.
Om uw verzoek te behandelen vragen wij u het volledige adres inclusief busnummer op te geven. Bij redelijke twijfel over de herkomst van een verzoek kunnen wij proportionele aanvullende informatie vragen, bijvoorbeeld een bevestiging per post.
Een uitsluiting geldt per bewoner, niet per adres. Wanneer u verhuist, vervalt uw bezwaar voor het oude adres na verloop van tijd. Een nieuwe bewoner kan ons vragen de uitsluiting voor dat adres op te heffen.
Belangrijk om te weten: Uitsluiting uit ons platform betekent niet dat u geen post meer van overheden of nutsbedrijven ontvangt. Zij beschikken over andere adresbronnen, en voor sommige mededelingen zijn zij wettelijk verplicht u aan te schrijven.
8.2 Beperking van verwerking
U kunt vragen de verwerking van uw adres tijdelijk te beperken (artikel 18 AVG), bijvoorbeeld zolang wij een bezwaar van u onderzoeken of zolang u de juistheid van uw adres betwist. Gedurende de beperking wordt uw adres niet in nieuwe selecties opgenomen.
8.3 Inzage
U kunt vragen welke gegevens wij over uw adres verwerken en of uw adres op de onderdrukkingslijst staat. Daarnaast heeft u recht op informatie over de doeleinden van de verwerking, de categorieën ontvangers, de bewaartermijnen en uw rechten. Wij verstrekken die informatie kosteloos in een gangbaar elektronisch formaat.
8.4 Rectificatie
Klopt uw adres niet, dan ligt de definitieve correctie bij de authentieke bron. Wij verwijzen u door naar uw gemeente of het bevoegde gewestelijke register. Zodra de correctie daar is doorgevoerd, neemt ons systeem die over bij de eerstvolgende maandelijkse verversing.
Betreft de fout onze eigen verwerking, bijvoorbeeld een verkeerde koppeling in de onderdrukkingslijst, dan corrigeren wij die rechtstreeks.
Meldt u een fout in de brongegevens aan ons, dan kunnen wij in afwachting van de bronwijziging uw adres tijdelijk op de onderdrukkingslijst plaatsen, zodat het niet met de onjuiste gegevens wordt uitgegeven. Dit is een tijdelijke maatregel en geen vervanging van de definitieve correctie bij de bron.
8.5 Wissing
U kunt verzoeken uw adres uit onze verwerking te verwijderen (artikel 17 AVG). Wij beoordelen elk wisverzoek afzonderlijk en verwijderen de gegevens waarvoor geen rechtmatige bewaarnoodzaak meer bestaat.
Omdat het adres bij elke maandelijkse verversing opnieuw uit de openbare bron wordt ingelezen, kan volledige verwijdering ertoe leiden dat het adres kort daarna weer in de databank verschijnt. Om dat te voorkomen behouden wij een minimale registratie op de onderdrukkingslijst: uitsluitend het adres inclusief busnummer, zonder verdere gegevens. Wij lichten u bij de afhandeling toe welke gegevens zijn verwijderd en welke minimale registratie eventueel behouden blijft.
Een verzoek indienen: privacy@bewonersbrief.be. Vermeld het volledige adres (inclusief busnummer) waarop uw verzoek betrekking heeft.
9. Waarom u hierover niet persoonlijk bent geïnformeerd
Wij hebben uw adres niet bij u opgevraagd maar uit een openbaar register overgenomen. Artikel 14 AVG schrijft in dat geval voor dat wij u informeren over de verwerking.
Individuele kennisgeving zou in ons geval een onevenredige inspanning vergen in de zin van artikel 14(5)(b) AVG. Wij hebben daarbij het volgende afgewogen:
- Wij verwerken alle officiële adressen in België; enkele miljoenen postadressen.
- Wij beschikken niet over namen of e-mailadressen van bewoners; een brief sturen zou inhouden dat wij voor ieder adres een aparte zending produceren en frankeren, wat organisatorisch en financieel niet realistisch is.
- Het nut van die individuele kennisgeving is beperkt: de verwerking is niet op de persoon gericht en heeft geen directe gevolgen voor de ontvanger totdat een derde partij besluit een zending te doen.
- Betrokkenen worden beschermd doordat zij zich te allen tijde kunnen verzetten tegen opname in selecties.
In plaats van individuele kennisgeving publiceren wij deze verklaring openbaar, houden wij haar actueel en zorgen wij ervoor dat zij eenvoudig vindbaar is op onze website.
10. Klachten
Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op via privacy@bewonersbrief.be.
U kunt ook steeds een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, e-mail: contact@apd-gba.be. Zie ook www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
11. Wijzigingen
Wij passen deze verklaring aan wanneer de dienst of de verwerking wijzigt. De meest recente versie staat steeds op deze pagina, met vermelding van versienummer en datum.
Versie 1.0 — 19 oktober 2026
Eerste versie